E. Bedrijfsvoering

In 2025 ondersteunden we RUD Zeeland voor het laatst en startten we met de ontvlechting van de taken hiervan. We voerden extra taken uit voor partners in de regio, omdat wij centrumgemeente zijn voor verschillende samenwerkingsverbanden.

Begin 2025 werd een nieuw akkoord voor de cao Gemeenten 2025–2027 bereikt. Deze cao ging in op 1 april 2025. In 2025 voerden wij deze nieuwe afspraken uit, waaronder de afgesproken loonstijgingen en andere veranderingen in arbeidsvoorwaarden.

We stelden een nieuw screeningsbeleid op. Sollicitanten worden altijd gescreend. Medewerkers die al in dienst zijn, worden soms vanuit een wettelijke verplichting gescreend. Dit is het geval bij functies die een hoge mate van integriteit vereisen.

We zetten een Medewerkersonderzoek uit, met een response van 89%. We haalden een hoge score voor bevlogenheid, communicatie en informatie. Ook constateerden we dat de werkbelasting aan de hoge kant was. We werken aan de aandachtspunten uit het Medewerkersonderzoek.

Per 1 januari 2025 startten we met een intermediair (zogenoemde broker) voor de inhuur van personeel vanaf schaal 9. Hiermee organiseerden we de inhuur binnen de wettelijke regels. Eind 2025 werd duidelijk dat de broker te maken had met betalingsachterstanden aan ZZP-ers en leveranciers. We besloten om de samenwerking te beëindigen. We startten direct met een nieuwe broker voor de continuïteit in de inhuur en een zorgvuldige overgang.

In 2025 bereidden we de plannen voor een renovatie en duurzame toekomst van ons stadhuis voor.
We maken het gebouw duurzamer en toegankelijker. Daarnaast kijken we hoe we het stadhuis in de toekomst kunnen gebruiken en klaar maken voor gebruik de komende decennia. 

Interne beheersing

In 2025 startten we onder andere met de verbinding van onze risicomanagement aanpak (inclusief fraudepreventie), de verbeteragenda en het interne beheersingsplan tot een logische cyclus als onderdeel van onze interne beheersing. Op basis van het normenkader, de risico-inventarisatie en het interne beheersingsplan, controleerden we op rechtmatigheid. Dit deden we dit jaar voor het eerst zelf (zonder externe inhuur). Op deze manier verstevigden we onze kennis en onafhankelijkheid waar het interne beheersing betreft. Ook voerden we een onderzoek uit naar de doelmatigheid van MOR meldingen.

We startten met een nieuw proces voor de Instroom, Doorstroom en Uitstroom van medewerkers. Met dit proces optimaliseren wij de autorisatie en authenticatie van medewerkers.
We startten met de voorbereiding op de nieuwe Cyberbeveiligingswet. Wij voldeden aan de registratieplicht. Wij werkten toe naar een Toezicht, Meldplicht en Zorgplicht op het gebied van informatiebeveiliging. Onderdeel van de voorbereiding was een pentest. Dit is een test op kwetsbaarheden op onze digitale infrastructuur. Deze test voerden wij uit in Zeeuws verband, voor het project Zeeuwse Norm Digitale Weerbaarheid.
Uit de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) bleek dat we op de goede weg zijn met onze interne beheersing op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.

In 2025 zetten we opnieuw belangrijke stappen op het gebied van privacy. We actualiseerden onder andere het bestaande privacybeleid en stelden een nieuw beleid vast voor de Wet politiegegevens.

Via onze beïnvloedbare inkoop- en aanbestedingstrajecten kochten we 43% lokaal (Zeeuws-Vlaanderen) in.

Onze inkoopresultaten in 2025 zijn:

Voorgaande jaren rapporteerden we ook het ‘selectieresultaat’. Omdat er steeds meer aanbestedingen op basis van beste prijs kwaliteit worden gegund is dit niet langer een betrouwbaar instrument. Wij houden deze cijfers met ingang van 2025 niet meer bij.

We behandelden de volgende zaken:

Uitleg rechtmatigheidsverantwoording door college 2025

Inleiding
Vanaf het verslagjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad over de naleving van de regels die belangrijk zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente.
De verantwoording onderbouwen we door uitgevoerde interne controles en de daaruit volgende conclusies. Hierdoor legt het college met vertrouwen de rechtmatigheidsverantwoording af. In deze paragraaf geven we meer uitleg.

Vorm en grenswaarden
De rechtmatigheidsverantwoording zelf is een verplicht te gebruiken modelverantwoording.
De grenswaarden liggen vast in artikel 10 van de Financiële verordening. Het gaat hier om grenzen waarboven we afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen en moeten uitleggen in de paragraaf bedrijfsvoering.

Voor 2025 gelden de volgende grenswaarden:

• Door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens: 2%       €  5.056.900
• Door de raad vastgestelde rapportagegrens:               € 100.000

Criteria:
De rechtmatigheidsverantwoording door het college gebeurt met drie criteria:

1. Begrotingscriterium. Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en de balansposten moeten ontstaan binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen goedkeurde. Voor Terneuzen is dit op programmaniveau.
2. Voorwaardencriterium. Dit gaat over de eisen die er zijn bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze komen uit verschillende wetten en regels. Ze gaan over onderdelen als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
3. Misbruik & Oneigenlijk (M&O) gebruik criterium. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen, zijn beheersmaatregelen nodig die werken. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat de organisatie effectieve maatregelen treft om misbruik te voorkomen of op te sporen. In 2025 stelde de raad het M&O beleid vast. Dit beleid vormt de basis voor de aanpak tegen misbruik en oneigenlijk gebruik.
4.  

Toelichting op afwijkingen van deze criteria vindt hieronder plaats. Met de vaststelling van de jaarrekening wordt de raad hierover tijdig geïnformeerd. Zoals staat in de Financiële verordening (artikel 12.4 lid b).

Uitleg controles en bevindingen
Begrotingscriterium

In de Financiële verordening is vastgelegd dat geconstateerde afwijkingen groter dan € 100.000 worden toegelicht. Het kan hierbij gaan om fouten of onduidelijkheden.
Indien sprake is van een overschrijding van de totale lasten binnen een programma, wordt dit aangemerkt als onrechtmatig. In dat geval wordt in deze paragraaf bedrijfsvoering inzicht gegeven in de oorzaken van de afwijkingen.

Een overschrijding op programmaniveau ontstaat doorgaans door een combinatie van over- en onderschrijdingen op afzonderlijke posten. De toelichting richt zich primair op de overschrijdingen. Op de programma’s is de begrotingsoverschrijding in totaal € 4.400.000 en op de investeringskredieten € 55.000. In principe is elke afwijking van de begroting onrechtmatig. Toch zijn er uitzonderingen. In artikel 12, lid 4 van de Financiele verordening staat dat overschrijdingen van uitgaven zijn toegestaan als:

• de extra kosten worden betaald met bijbehorende inkomsten, of
• het gaat om een open-einderegeling, of
• de overschrijding past binnen bestaand beleid, of
• de raad hier vooraf mee heeft ingestemd via een tussentijdse rapportage.

De overschrijdingen die hieronder worden toegelicht, vallen onder één van de genoemde uitzonderingen. Daarom beschouwen wij deze overschrijdingen als acceptabel.

Programma’s met overschrijdingen

Goed bestuur (overschrijding € 1.970.000)

De overschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door een hogere dotatie aan de voorzieningen APPA en wachtgeld. De vorming van deze voorzieningen is wettelijk verplicht en volgt uit de geldende verslaggevingsvoorschriften. De nieuwe inschatting vindt plaats na afloop van het boekjaar, waardoor deze aanvullende dotaties niet meer konden worden verwerkt in de begroting.

Overhead (overschrijding € 445.000)

De doorbelasting van personeelskosten vindt plaats na afloop van het boekjaar. Op meerdere onderdelen zijn deze kosten hoger uitgevallen dan begroot. Daarnaast zijn de kosten voor inhuur hoger door late facturering door een externe broker. Ook is sprake van hogere onderhoudskosten als gevolg van incidentele en niet vooraf ingeschatte uitgaven, onder andere vanwege lekkages. In 2025 is tevens een hogere dotatie gedaan aan de voorziening spaarverlof. Deze voorziening is wettelijk bepaald en wordt jaarlijks na afloop van het boekjaar vastgesteld. De genoemde afwijkingen konden niet meer tijdig in de begroting worden verwerkt.

Wonen en leefbaarheid (overschrijding € 1.985.000)

De overschrijding binnen dit programma kent meerdere oorzaken:

• Aanpak energiearmoede : Betreft verstrekte subsidies, onder andere voor het Nationaal Isolatieprogramma. Deze lasten worden gecompenseerd door een rijksbijdrage.
• Salarissen : Hogere doorbelasting van personeelskosten dan begroot.
• Duurzame goederen: Externe uitgaven, onder andere voor het totaalplan binnenstad en vervoer.
• Afschrijvingen : Afwaardering van een aantal panden.
• Overige goederen en diensten : Met name hogere kosten voor de aanpak van zwerfafval en het ruimen van graven.
• Mutatie voorzieningen : Overschotten op riool en afval zijn conform verslaggevingsvoorschriften toegevoegd aan de voorzieningen. De dotatie heeft plaatsgevonden na afloop van het boekjaar.
• Gronden : Aankoop van gronden binnen de grondexploitaties Hoek en de Sassepoort. De aankoop in Sassepoort is volledig gedekt door een provinciale bijdrage.
• Bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen : Hogere lasten binnen de regelingen hebben geleid tot hogere bijdragen voor de gemeente Terneuzen.
• Externe vergoedingen : Betaalde vergoeding in verband met brandschade.

Vennootschapsbelasting (overschrijding € 104.000)

De verschuldigde vennootschapsbelasting wordt vastgesteld aan het einde van het boekjaar. Dit bedrag is afhankelijk van de baten en lasten die onder de vennootschapsbelasting vallen.

Investeringskredieten (overschrijding € 55.000)

De overschrijding betreft 11 investeringskredieten. Bij 10 kredieten is de overschrijding per krediet kleiner dan € 4.000. 1 krediet kent een overschrijding van circa € 40.000. De uitgaven blijven binnen de door de raad vastgestelde kredietkaders.

Om vergelijkbare overschrijdingen in de toekomst te beperken, evalueren we het interne proces en besteden we aandacht aan de totstandkoming van de laatste perioderapportage. Daarnaast worden aanpassingen in de financiële verordening doorgevoerd.

Voorwaardencriterium

Wij beoordelen of de financiële beheershandelingen zijn uitgevoerd in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Daarbij is ook getoetst op naleving van de Europese aanbestedingsregels.
Uit de uitgevoerde controle bleek een bedrag van € 422.108 onrechtmatig te zijn. Deze afwijking ligt boven de vastgestelde verantwoordingsgrens van de raad.

Dit bedrag bestaat uit 2 delen:

1. Inhuur van derden: een deel van de kosten heeft betrekking op inhuur van externen in 2024. De facturen die hierbij horen zijn in 2025 ontvangen.
2. Architectenbureau voor de verduurzaming van het stadhuis: dit gaat over werkzaamheden van een architectenbureau. Werkzaamheden met betrekking op de plannen voor de verduurzaming van het stadhuis. Het college heeft vooruitlopend op besluitvorming door de raad toestemming gegeven om het werk te starten. Om geen vertraging op te lopen.

Het college erkent dat hiermee niet is voldaan aan de geldende aanbestedingsregels. Naar aanleiding hiervan treffen wij maatregelen om naleving van de regels te versterken. De conclusie is dat dit de enige partij was die de werkzaamheden goed kon uitvoeren. Als we de opdracht alsnog hadden aanbesteed, zou dat naar verwachting tot dezelfde keuze hebben geleid. Met extra kosten en vertraging.

M&O criterium

In 2025 stelde de raad het M&O beleid vast en voerde de organisatie dit uit via de planning ‑ en controlcyclus. Het beleid geeft kaders om misbruik en oneigenlijk gebruik van onze regelingen te voorkomen, te signaleren en te corrigeren.

De controle op het M&O criterium is risicogericht ingericht. Per risicogebied zijn passende beheersmaatregelen vastgelegd en betrokken bij interne controles. In 2025 waren M&O risico’s structureel onderdeel van (verbijzonderde) interne controles en IB ‑ dialogen. Er waren geen materiële bevindingen. Het college concludeert dat het M&O ‑ beleid toereikend heeft gefunctioneerd en een vast onderdeel is van de interne beheersing en de PDCA ‑ cyclus.

Uit de overige uitgevoerde controles kwamen geen bevindingen die financieel onrechtmatig zijn.

De uitkomsten van de controles bespreken we met de proceseigenaren. De bevindingen die leiden tot aanbevelingen nemen we op in de verbeteragenda. Zo werken wij aan de verbetering van onze interne beheersing.

In 2024 startte de rekenkamer een onderzoek naar de locatiekeuze voor het voortgezet onderwijs in Terneuzen. In 2025 besloot de rekenkamer mee te doen aan een DoeMee-onderzoek ‘Onderbesteding bij decentrale overheden’. Beide onderzoeken lopen nog. De rekenkamer leverde in 2025 één onderzoek op. Dat is het vergelijkend onderzoek inzet brede welzijnsorganisaties Hulst, Sluis en Terneuzen. Hieronder leest u wat wij deden met de aanbevelingen uit dit onderzoek.

• Ontwikkel expliciet zicht en grip op de doorlooptijd met hulp van coherente meetpunten en werk verder aan verkorting van deze doorlooptijd
  Dit deed onze welzijnsorganisatie aan-z door elke week een planning te maken en de voortgang te monitoren. Bij Jeugd haalden zij de wettelijke termijnen. Bij de Wmo vroeg dit extra aandacht. Onder andere omdat het aantal Wmo-aanvragen hoger is.

Het lukte vaak om de melding met de langste wachttijd binnen de wettelijke termijn te houden, maar soms lukte dit niet. De medewerkers van aan-z rapporteren hierover aan het management van aan-z. Dit wordt wekelijks met hen besproken. Gemiddeld gezien was de doorlooptijd van de dossiers onder de wettelijke termijn.  

• Geef de onafhankelijke cliëntondersteuning nadrukkelijker vorm, eventueel met alsnog uitvoeren van de pilot ‘onafhankelijk meedenken’. Breng de mogelijkheid tot onafhankelijk meedenken meer onder de aandacht van cliënten van jeugd- en Wmo-voorzieningen.
  Hulst voor Elkaar, aan-z en Porthos Sluis werken samen voor de uitvoering van de onafhankelijke cliëntondersteuning in Zeeuws ‑ Vlaanderen. De ongeschreven samenwerkingsafspraken legden we vast in een plan. We spraken af om in 2026 deze samenwerking uit te voeren volgens het vastgestelde Uitvoeringsplan ‘Pilot Onafhankelijke Cliëntondersteuner Zeeuws ‑ Vlaanderen’. Onderdeel van dit uitvoeringsplan is ook het meer onder de aandacht brengen van de mogelijkheid tot onafhankelijk meedenken bij cliënten.
• Ontwikkel expliciet zicht en grip op de (ontwikkeling in) cliëntervaringen en - tevredenheid met een coherente meetpraktijk.
  We verbeteren steeds ons beleid en onze dienstverlening waar mogelijk. De ervaringen van inwoners zijn daarbij heel belangrijk. Zo horen we wat er bij hen leeft en wat ze nodig hebben. Maar ook wat hun verwachtingen zijn en hoe we de verwachtingen beter kunnen managen. aan ‑ z en wijzelf doen een eigen onderzoek naar de ervaringen en tevredenheid van cliënten. De meetresultaten delen we met elkaar, analyseren we en leiden waar nodig tot verbeterafspraken. Elk jaar werken we aan een onderzoek dat betrouwbaar is en een goed beeld geeft van de cliënten.
• Onderzoek proactief de toegevoegde waarde van verdere regionale samenwerking. Betrek hierbij onder meer de waarde van Zeeuws-Vlaams breed synchroniseren van het aanbod, samen optrekken bij de inzet van innovatieve programma’s en de opties tot efficiëntiewinst uit samenwerking op specifiek dossiers.

Tot nu toe is het uitgangspunt: we werken samen waar dat kan. In Zeeuws ‑ Vlaanderen staan we voor dezelfde uitdagingen, nu en in de komende jaren. Daarom willen de Zeeuws-Vlaamse gemeenten de regionale samenwerking verder versterken. We moeten het onderzoek hiervoor nog opstarten.